Nota fiscal eletrônica é o documento que comprova a venda de um produto ou a prestação de um serviço. Ela é emitida pela internet e validada pela Secretaria da Fazenda, no lugar do bloco de papel.
Só que na oficina existe um detalhe que trava todo mundo: quase todo serviço tem peça e mão de obra juntos, e cada um dos dois sai numa nota diferente. É por isso que tanto dono de oficina descobre, no pior momento, que o sistema dele só emite nota de produto.
Nota de produto e nota de serviço: a confusão que trava a oficina
A peça que você vendeu e a mão de obra que você cobrou são coisas diferentes para o fisco. A peça é produto e é cobrada pelo estado. A mão de obra é serviço e é cobrada pela prefeitura. Por isso saem em documentos separados.
Na prática, a oficina precisa dos dois. Um sistema que emite só um deles obriga você a fazer metade do trabalho por fora.
Os tipos de nota que a oficina realmente usa
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): para as peças e produtos que você vende.
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): para a mão de obra. Quem emite é a prefeitura da sua cidade, então o cadastro é feito lá.
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): para a venda no balcão, direto ao consumidor, no lugar do cupom.
Existem outros documentos, como o CT-e para transporte e o MDF-e para carga, mas na rotina da oficina são esses três que aparecem todo dia.
O que a oficina precisa para emitir nota
Certificado digital
É a assinatura eletrônica da sua empresa. Sem ele, a nota não é aceita, porque é ele que prova que foi você quem emitiu. Ele vence, e quando vence a emissão para no mesmo dia.
Um sistema emissor
É o programa que monta a nota, calcula os impostos e conversa com a Sefaz e com a prefeitura. Se ele já for o mesmo sistema onde você faz a ordem de serviço, você não digita nada duas vezes.
Cadastro na prefeitura
Para emitir a nota de serviço, a oficina precisa estar habilitada na prefeitura da cidade. Cada prefeitura tem o seu jeito, e é o passo que mais atrasa quem está começando.
Quem é obrigado a emitir
Emitir nota é obrigação de quem vende produto ou presta serviço, e deixar de emitir é infração fiscal. A exceção conhecida é o MEI, que não precisa emitir quando atende pessoa física, mas continua obrigado quando o cliente é uma empresa.
Além da obrigação, a nota é o que faz o seu faturamento existir no papel. Oficina que emite tudo consegue provar quanto fatura, e isso vale na hora de pedir crédito, negociar com fornecedor ou vender o negócio.
Como emitir a nota da oficina sem digitar tudo de novo
No Bruning Eixo, a nota nasce da própria ordem de serviço. O sistema emite NF-e, NFC-e e NFS-e, então peça e mão de obra saem do mesmo lugar, sem você trocar de programa no meio do caminho.
As peças e as horas que o mecânico lançou no serviço viram a nota. O certificado digital fica configurado dentro do sistema, e a nota sai na hora, com os impostos calculados.
O caminho é sempre o mesmo: orçamento aprovado vira ordem de serviço, ordem de serviço vira nota. Quem faz o fechamento no fim do dia deixa de conferir papel com papel.
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